Archiver des documents et les garder en sécurité peut rapidement devenir un défi. Car au fil du temps, il y a des tonnes de papiers, de factures et de contrats qui doivent être triés et étiquetés. Pour que vous ne perdiez pas de vue, nous vous expliquons ce que vous devez savoir sur le sujet.
Pour stocker correctement les documents, il faut de la patience et de la persévérance - mais le travail en vaut la peine, car tout le monde le sait: "L'ordre, c'est la moitié de la bataille". Si vous ne voulez plus chercher en vain des documents importants dans la pile de papier sur votre bureau, vous pouvez vous simplifier la vie en quelques étapes seulement.
Mais que signifie réellement un document? En principe, les documents contiennent des informations pertinentes ou importantes. Ceux-ci ne doivent pas toujours être sous forme papier; ils peuvent également contenir des informations numériques de toute nature. Cependant, ils servent toujours de sécurité juridique, de sorte que la présente lettre puisse prouver exactement ce qui a été planifié ou réalisé - par exemple, ils documentent un paiement ou d'autres processus juridiquement importants.
Délais de conservation des documents
Contrairement aux entreprises, aux commerçants ou aux indépendants, les particuliers ne sont généralement soumis à aucune obligation légale de conservation. La seule exception concerne les factures des commerçants, qui doivent prouver qu'aucun travail illégal n'a été effectué ( paragraphe 14b (1) UStG ). Néanmoins, il est conseillé d'archiver d'autres documents importants pendant un certain temps. Les délais de conservation suivants doivent au moins être respectés:
- au moins deux ans
Il n'y a pas de période de conservation réglementée pour les contrats de vente, les reçus, les factures et les documents de garantie. Cependant, lors de l'achat de nouveaux biens, vous concluez un contrat d'achat conformément au Code civil allemand, qui est valable deux ans. De plus, vous devez conserver les factures des commerçants, les factures des médecins, des avocats et des notaires pendant la même période.
- au moins cinq ans
Plaintes et réclamations pour vices de la maison.
- au moins six ans
Les hauts revenus dont le salaire annuel est supérieur à 500 000 euros par an doivent conserver leurs relevés bancaires pendant au moins six ans.
- environ 30 ans
Jugements des tribunaux, relances et dossiers de procès
- à vie
Certains documents doivent être conservés toute une vie. Il s'agit notamment des rapports médicaux, des certificats de formation, des diplômes, des certificats de naissance, des certificats de baptême, des certificats de mariage, des certificats de décès des membres de la famille et des documents de calcul des pensions. Ce dernier comprend également les contrats de travail, les fiches de paie et les documents de sécurité sociale.
- documents fiscaux privés
En général, les documents fiscaux privés ne doivent pas être conservés. Cependant, si un avis d'imposition est marqué «provisoire» ou «sujet à révision», les documents doivent être conservés jusqu'à ce qu'ils aient été entièrement clarifiés.
- Contrats de prêt et polices d'assurance
Les contrats de produits bancaires devraient être disponibles pour toute la durée et pendant environ trois ans après la fin de cette durée. La même chose s'applique aux documents d'assurance.
Concevoir le système de classement des documents
Un système de classement bien structuré est le meilleur moyen de conserver des documents sûrs et longs. Le type de stockage que vous choisissez dépend principalement de vos préférences. Pour les petits bureaux et peu de documents, une petite armoire suffit pour que vous puissiez simplement glisser sous le bureau. Si vous ne souhaitez pas avoir de problèmes d'espace plus tard, vous devez investir directement dans une armoire spacieuse offrant suffisamment d'espace de stockage pour les fichiers et les dossiers. Pour les documents dont vous n'avez pas besoin tout le temps, vous pouvez acheter plusieurs chemises Din-A4, que vous étiquetez en conséquence et fournissez des séparateurs. Vous pouvez également utiliser la couleur du dossier pour rendre différents contenus clairs. Par exemple, tous les dossiers de construction de maison peuvent être verts et les dossiers financiers noirs.Ceux qui préfèrent les chemises uniformes devraient attacher de l'importance à un étiquetage précis afin que les papiers nécessaires soient rapidement à portée de main.
Pour les documents importants qui sont utilisés encore et encore au bureau, des fichiers suspendus étiquetés conviennent, qui sont conservés dans un classeur suspendu correspondant. La taille, la couleur et le design de l'armoire peuvent être sélectionnés individuellement.
Mais le registre de cassettes, composé de cassettes plastiques au format paysage DIN A4, convient également pour un accès direct et rapide aux fichiers individuels.
Si vous avez des papiers au bureau ou à la maison dont vous avez besoin encore et encore ou qui doivent encore être traités, vous pouvez simplement les mettre sur une corbeille. Cependant, évitez de collecter trop de documents là-bas, sinon le désordre réapparaîtra rapidement.
Les dossiers suspendus ont l'avantage que les documents ne doivent pas être perforés. Les documents sont simplement placés librement dans le dossier et peuvent également être supprimés rapidement.
Cassette de documents ignifuge
Les cassettes de documents ignifuges sont idéales pour protéger les documents importants tels que les passeports ou les certificats de naissance en cas d'incendie ou d'inondation. Ils peuvent résister à des températures élevées jusqu'à 60 minutes et sont extrêmement stables et robustes, de sorte que les voleurs n'ont guère de chance. Les dimensions de la plupart des cassettes correspondent au format DIN A4 et peuvent donc également stocker des dossiers DIN A4 ou des registres entiers. Ils ont également une poignée et peuvent donc être facilement transportés.
Stockage numérique de documents
La quantité de documents que l'on collecte au cours de sa vie est souvent assez considérable. Mais il n'est pas rare qu'il n'y ait pas assez d'espace pour stocker tous les documents. Une solution ici est le stockage numérique des documents Il existe différents logiciels d'archivage des documents. Cela nécessite une recherche précise pour savoir quel logiciel vous convient. Si vous souhaitez principalement enregistrer des e-mails, cela peut être un problème pour certains logiciels. Un bon programme d'archivage peut non seulement gérer les documents papier ou PDF numérisés, mais doit également attribuer automatiquement les e-mails et leurs pièces jointes aux fichiers électroniques appropriés.
Si vous préférez numériser vos documents vous-même sans logiciel, vous aurez besoin d'un bon scanner et d'un espace de stockage suffisant sous la forme d'un disque dur externe. Il y a beaucoup à dire sur la numérisation de vos documents: si vous enregistrez des documents électroniquement et en copie, vous pouvez les protéger contre la perte ou la destruction. Vous pouvez également économiser de l'espace de bureau et éventuellement de l'argent. Enfin, vous améliorez l'organisation de votre bureau: l'archivage électronique crée ordre et clarté.
Il est conseillé de créer un deuxième disque dur externe pour être du bon côté, afin qu'aucune donnée ne puisse être perdue. Les disques durs avec une fonction miroir sont une solution assez sûre pour stocker des données importantes. Le principe: il y a deux disques durs dans un même boîtier. Les deux disques durs communiquent entre eux et reflètent leur contenu - deux fois mieux. Si l'une des plaques est défectueuse, il y a toujours la seconde.
Cependant, après 5 à 10 ans, il est conseillé d'acheter un nouveau disque dur, car les supports de stockage numériques ont également une durée de conservation limitée. Si un disque dur d'un soi-disant système de raid présente des défauts, vous devez en acheter deux nouveaux. Les interfaces et les connexions entre le support de stockage et l'ordinateur changent également de temps en temps - une autre raison de transférer les données sur de nouveaux disques externes.
Une fois que vous avez numérisé vos documents, il est bien entendu également important de créer de l'ordre sur le disque dur. Vous pouvez simplement créer une structure de dossiers appropriée avec le nom approprié. Vous avez également la possibilité de baliser les fichiers individuels. En ce qui concerne le type de fichier, vous devez utiliser des formats éprouvés tels que JPEG.webp et PDF, qui promettent également une certaine pérennité. Il vaut mieux éviter les formats de fichiers exotiques.
Au moins les dossiers contenant des documents sensibles doivent être chiffrés. La fonction de cryptage standard du système d'exploitation est généralement suffisante pour cela. Assurez-vous de noter le mot de passe et de le sauvegarder dans un endroit dont vous vous souviendrez encore dans 10 ans - si vous l'oubliez, il n'y a pratiquement aucune possibilité d'accéder aux données cryptées. Le chiffrement est particulièrement essentiel si votre ordinateur a accès à Internet, car il y a maintenant beaucoup de chevaux de Troie en circulation, en particulier pour les systèmes Windows, qui peuvent espionner les données d'autres ordinateurs.
La numérisation de documents prend du temps, mais économise beaucoup d'espace.
Stockez des documents en ligne dans le cloud
Le stockage en ligne peut également être utilisé pour l'archivage des données. C'est facile et peu coûteux, sinon gratuit. Il existe de nombreux fournisseurs: Dropbox, Amazon ou Google Drive font partie des grands services. Mais ceux qui comptent sur des services cloud pratiques doivent également avoir une grande confiance: en fin de compte, vous confiez vos données à d'autres entreprises. Ils ne sont aussi sécurisés que le fournisseur respectif les fait. Vous pouvez également avoir des frais de fonctionnement et aucun contrôle sur l'avenir du fournisseur de services. Le stockage cloud n'est donc pas le premier choix pour les données sensibles.
Stocker des documents en externe
La société berlinoise Deba Bauarchiv GmbH propose un service spécialement pour les propriétaires. Elle s'est spécialisée dans le stockage et la gestion des documents de propriétaires pour la plupart privés. «Les clients nous apportent leurs fichiers, nous les indexons et les stockons avec nous avec des précautions de sécurité spéciales», explique le directeur général Ben Stoffregen. Si le client a besoin d'un document ou d'une copie, il peut le demander à Deba, qui l'enverra par la poste ou par coursier. Parce que les documents se perdent encore et encore lors du déplacement. «Cela a coûté beaucoup d'argent à un client actuel: pour ajouter un autre étage à sa maison, il a dû dépenser des dizaines de milliers d'euros en nouvelles statiques et autres analyses.