La facture d'électricité est une corvée chaque année. Mais en tant que propriétaire, vous ne pouvez pas éviter d'envoyer les relevés détaillés à vos locataires. Après tout, vous ne pouvez rembourser que trop d'acomptes et, surtout, exiger des paiements supplémentaires.
Mais il est important d'être particulièrement méticuleux lors de la facturation des frais accessoires. Les inexactitudes et les erreurs peuvent rapidement se venger ici. Dans le pire des cas, une facture de services publics incorrecte peut même entraîner des frais que le locataire aurait dû payer.
S'il est bien connu que la facturation doit être correcte, en moyenne chaque seconde contient des erreurs. Afin que vous ne tombiez pas dans le piège des erreurs, nous avons collecté les informations essentielles pour vous, vous informer sur les droits et obligations du propriétaire et nommer les erreurs les plus courantes dans la facture d'électricité.
Délais pour la facture d'électricité
Si le paiement anticipé des frais supplémentaires a été convenu dans le contrat de location, le propriétaire doit préparer un relevé des frais supplémentaires. Le moment où cela doit se produire est clairement réglementé au § 556 BGB: bien qu'il n'y ait pas de période de facturation fixe qui correspondrait toujours à l'année civile, par exemple, il est stipulé que la facturation doit avoir lieu annuellement.
Quand la facture de services publics doit-elle être établie?
Les propriétaires sont légalement tenus d'envoyer au locataire la facture d'électricité au plus tard à la fin du douzième mois après la fin de la période de facturation. S'il arrive plus tard, des réclamations supplémentaires ne peuvent plus être faites. Cependant, tout crédit doit être versé au locataire même s'il est créé tardivement. Assurez-vous de ne pas manquer ce rendez-vous.
Jusqu'à quand le locataire peut-il s'opposer à la facture d'électricité?
Si le locataire a reçu la facture d'électricité, il peut la vérifier à sa guise. S'il a des objections, il peut les soulever jusqu'à la fin du douzième mois après la remise de la déclaration. Passé ce délai, le locataire n'a plus la possibilité d'agir.
Tout paiement supplémentaire indiqué sur la facture de services publics doit être payé par le locataire au plus tard 30 jours après réception de la lettre. Incidemment, cela s'applique également s'il a découvert des erreurs dans la comptabilité ou soupçonne de telles erreurs. Dans ce cas, le locataire ne doit effectuer le paiement que sous réserve.
Que doit contenir le relevé des frais de service?
En principe, la facture de services publics doit être établie par écrit. Les informations suivantes doivent être fournies:
- Pour quelle période de facturation la liste s'applique-t-elle?
- Quelle est la clé de distribution?
- Quelle est la part du locataire?
- Quels acomptes le locataire a-t-il déjà effectué?
- Quel est le coût total par type de coût?
Il n'est pas nécessaire de lister la composition des coûts totaux pour chaque type de coût. Si le locataire veut savoir comment cette somme est née, il peut consulter les reçus du bailleur. Vous devez être en mesure de le lui présenter sur demande.
Une autre remarque importante concernant le contenu de la facture de services publics est qu'elle doit être compréhensible et claire pour le locataire. Par conséquent, essayez - également dans votre propre sens - d'éviter les contenus inutiles.
La clé de distribution est utilisée dans la facture de services publics pour déterminer quel locataire doit payer quelle proportion des coûts de services publics.
Quelle est la clé de distribution?
La clé de répartition est déterminante pour le règlement des frais annexes car elle permet de déterminer quel locataire doit payer quelle proportion des frais annexes. Sauf indication contraire, les frais de fonctionnement sont à répartir selon le § 556a en fonction de la proportion de la surface habitable. En dérogation à cela, cependant, une clé de distribution basée sur d'autres critères peut également être convenue. Cela pourrait être, par exemple:
- consommation
- Unités résidentielles
- Nombre de personnes vivant dans l'appartement
- Mètres cubes de l'appartement
Selon la loi, les surcoûts qui dépendent du comportement des locataires doivent être répartis de manière à correspondre aux différentes consommations. Cela s'applique, par exemple, aux frais de chauffage ou à la consommation d'eau.
Quels frais supplémentaires le propriétaire peut-il facturer?
Si vous, en tant que propriétaire, faites la déclaration, celle-ci doit contenir tous les frais supplémentaires qui ont été enregistrés dans le contrat de location et que le locataire était tenu de payer. Selon la loi 17, différents types de frais accessoires sont généralement autorisés, qui sont définis dans la section 2 de l'ordonnance sur les frais de fonctionnement (BetrKV):
- Charges publiques courantes de la propriété
- Approvisionnement en eau
- drainage
- chauffe-eau
- Eau chaude
- Systèmes de chauffage et d'alimentation en eau chaude connectés
- Frais d'ascenseur
- Nettoyage des rues et ramassage des ordures
- Nettoyage des bâtiments et contrôle de la vermine
- Entretien du jardin
- éclairage
- Nettoyage de cheminée
- Assurance de biens et responsabilité civile
- Le concierge
- Antenne communautaire ou connexion réseau à large bande
- Buanderie
- D'autres coûts
Erreur dans la facture de services publics: vous devez éviter cela
En plus des éléments mentionnés ci-dessus dont vous devez tenir compte lors de l'installation, il existe d'autres pièges dans lesquels un propriétaire peut tomber. Ces erreurs de facturation des services publics sont particulièrement fréquentes:
- Facturation trop tard
Étant donné que la facture de services publics prend du temps, de nombreux propriétaires la reportent souvent pendant longtemps. Cependant, vous devez absolument respecter les délais mentionnés ci-dessus si vous ne souhaitez pas risquer de pertes financières: Le locataire doit avoir la facture d'électricité au plus tard le douzième mois après la fin de la période de facturation.
- Frais supplémentaires qui ne figurent pas dans le contrat de location
L'erreur qui se produit particulièrement souvent lors de la facturation des frais accessoires est que des articles sont répertoriés pour lesquels le locataire n'a pas à payer selon le contrat de location. Lors de la conclusion du contrat de location, vérifiez soigneusement si tous les éléments nécessaires sont répertoriés, puis assurez-vous que vous ne facturez ces coûts que lors de la création du relevé des frais de service.
- Clé de distribution incorrecte
Il est également important de ne pas commettre l'erreur de comptabiliser les frais accessoires et d'utiliser une clé de répartition différente de celle spécifiée dans le contrat de location.
- Erreur dans la répartition des frais de chauffage et d'eau chaude
Dans le cas de nombreux frais d'exploitation, la clé de distribution peut être utilisée pour la facturation, avec les frais de chauffage et les frais d'eau chaude, cependant, en tant que propriétaire, vous êtes obligé par la loi (article 7 de l'ordonnance sur les frais de chauffage) d'allouer au moins 50% et au plus 70% en fonction de la consommation réelle, le reste est basé sur la vie ou Surface utilisable facturée. Pour cela, des appareils de comptage appropriés doivent être disponibles dans les appartements. Vous devez absolument respecter cette exigence, car si vous vous en écartez, le locataire peut réduire les frais facturés d'au moins 15%. Cela a été décidé par la Cour fédérale de justice dans un arrêt de 2003 (BGH VIII TR 67/03).
- Mauvais cycle de facturation
Surtout lors d'un changement de locataire, il y a toujours des erreurs dans la facture d'électricité. Bien entendu, chaque locataire ne peut être utilisé que pour les frais engagés pendant la période où il utilisait l'appartement.
- Facturation des frais accessoires non ventilables
Lors du règlement des frais accessoires, assurez-vous de ne régler que les postes à répartir. Les mesures d'entretien ou autres dépenses qui ne relèvent pas des coûts spécifiés dans l'ordonnance sur les frais de fonctionnement ne peuvent être facturées au locataire. Incidemment, cela s'applique même si l'un des éléments invalides est inclus dans le contrat de location.
- Les appartements vacants ne sont pas pris en compte
Si un appartement est vide, il ne peut tout simplement pas être exclu de la clé de facturation et de distribution. Le propriétaire assume généralement les coûts des appartements vacants.
- Divulgations manquantes
La facture de services publics est parfois assez longue. Par conséquent, l'information est vite oubliée, mais elle doit être incluse. Les contenus essentiels sont:
- Période de facturation
- Clé de distribution
- Part du propriétaire
- Détails des acomptes effectués
- Vue d'ensemble des éléments de coût individuels
- Les locaux commerciaux sont également facturés
Si l'espace locatif de la maison est utilisé à des fins commerciales, il ne doit pas être intégré dans le relevé général des frais accessoires. Ils doivent être facturés séparément.
- Des éléments de coût individuels sont manquants
Il ne suffit pas d'indiquer simplement le total des coûts encourus au cours de la période de facturation dans le relevé des frais de service. Le locataire a le droit de visualiser les différents types de coûts individuellement. Ce n'est qu'ainsi qu'il lui est possible de comprendre sa part. C'est la seule façon pour lui de vérifier de manière significative les reçus pour les coûts mentionnés, que vous devez lui mettre à disposition pour inspection sur demande.
