Les gestionnaires immobiliers d'une communauté de propriétaires ont un rôle important à jouer et devraient certainement convenir à ce poste. Dans ce qui suit, nous expliquons comment vous, en tant que communauté de propriétaires, pouvez trouver la bonne personne et ce qui se passe lorsqu'un nouveau gestionnaire immobilier doit être trouvé.
Le gestionnaire immobilier d'un immeuble d'habitation a une position puissante: il dispose des fonds de l'association des propriétaires (WEG). Il convoque les assemblées des propriétaires et met en œuvre les résolutions qui y sont adoptées. Il s'occupe des réparations et de l'entretien de la propriété communale. Pour ce faire, il doit suivre la loi sur la propriété résidentielle complexe. Cela demande (surtout) un professionnel.
Trouver un gestionnaire immobilier
Un WEG peut en principe également se gérer lui-même. Cela peut fonctionner pour un petit complexe résidentiel. Mais dès qu'un seul propriétaire veut un "vrai" manager, la communauté doit en nommer un. Pour ce faire, elle a d'abord besoin d'une sélection de candidats. «Il devrait y avoir trois offres. Dans le cas contraire, le manque d'alternatives peut conduire les propriétaires à contester plus tard avec succès la décision d'ordonnance », déclare Annett Engel-Lindner, avocate spécialisée en droit de la location et de l'immobilier résidentiel.
Lors de la recherche, la communauté (ou les membres qui s'en occupent) peut se concentrer sur les candidats proches. Après tout, les courtes distances sont importantes pour que le gestionnaire puisse vérifier régulièrement la propriété ultérieurement. La première inspection aurait dû avoir lieu avant l'élection. Julia Wagner de l'association des propriétaires Haus & Grund Allemagne explique pourquoi: "Les candidats doivent connaître le complexe résidentiel pour pouvoir soumettre une offre bien fondée."
Qu'est-ce qui fait un bon administrateur?
Une bonne connexion avec votre gestionnaire immobilier devrait être une priorité absolue pour l'association des propriétaires. Pour que vous réussissiez, tenez compte du commandement numéro un: en tant que communauté, choisissez le professionnel qui vous convient vraiment, qui peut vous fournir des références, qui respire la compétence et le professionnalisme et qui vous semble sympathique.
Un mauvais gestionnaire immobilier ne peut souvent être reconnu plus tard que si, par exemple, il a donné aux propriétaires de mauvais conseils d'entretien et que beaucoup d'argent a été mal investi. Raison donc suffisante pour que les propriétaires choisissent soigneusement le gérant et les surveillent de près. Heureusement, une loi sur les gestionnaires immobiliers est entrée en vigueur à l'été 2018. Vous avez maintenant besoin d'une approbation. Ils ne l'obtiennent que s'ils peuvent prouver leur fiabilité, leur situation financière adéquate et la conclusion d'une assurance responsabilité professionnelle, ainsi que s'ils suivent régulièrement des formations.
La présélection du gestionnaire immobilier
Au préalable, le conseil de gestion ou les personnes sélectionnées pour la présélection devraient négocier spécifiquement afin de pouvoir proposer trois sociétés de gestion aux propriétaires des appartements. Le candidat est ensuite élu à la majorité simple pour un maximum de cinq ans. Le contrat de gestion règle ses fonctions et sa rémunération ainsi que la durée de l'engagement. La liberté qu'une communauté de propriétaires accorde au gestionnaire immobilier peut être déterminée par eux.
Toute personne qui s'occupe de la présélection doit créer une liste de contrôle avec tous les points qui sont exigés du candidat. La décision est donc objective et indépendante du prix et de la personne. En plus de l'assurance responsabilité civile professionnelle prescrite dans l'agrément, cela comprend également la responsabilité civile pour pertes financières et l'assurance fidélité. En outre, le demandeur doit avoir un bureau professionnel afin d'être joignable par les propriétaires et un remplaçant est donné pendant la période des fêtes. L'administrateur doit également prendre en compte les particularités du système individuel. Malheureusement, certains candidats n'offrent qu'un faible niveau.
Le gestionnaire immobilier idéal doit répondre à un certain nombre d'exigences.
Le contrat de gestion
La plupart du temps, le gestionnaire immobilier présente un projet qui prend généralement en compte ses intérêts. «Les propriétaires devraient donc y jeter un regard critique», recommande Gabriele Heinrich de l'association de protection des consommateurs «Vivre dans la propriété». Par exemple, le contrat de gestion devrait donner aux propriétaires des options de contrôle, par exemple obliger le gestionnaire immobilier à percevoir les paiements de la maison des copropriétaires qui ne sont pas disposés à payer, à envoyer le procès-verbal de la réunion des propriétaires dans un délai de deux à trois semaines et à obtenir l'approbation du conseil consultatif pour les contrats avec des artisans qui dépassent un certain montant. Si le contrat prévoit des paiements spéciaux pour l'administrateur, leur éligibilité doit être vérifiée.
Obligations légales de l'administrateur
- Mesures pour le bon entretien et la réparation de la propriété communale
- Effectuer et recevoir des paiements et des services
- Gérer les fonds reçus
- Réclamation des réclamations par l'association des propriétaires
- diriger un compte
- pouvoirs supplémentaires, par exemple convoquer, présider et rédiger les procès-verbaux des résolutions de l'assemblée des propriétaires d'appartements
- Conduire le processus décisionnel
«Une bonne administration a non seulement un savoir-faire commercial mais aussi technique. Et il y a des contacts personnels », explique Gabriele Heinrich. «Une administration fonctionnelle réagit rapidement aux notifications de défauts et documente les résultats. Elle surveille l'état des bâtiments, insiste sur les mesures de rénovation, la constitution de réserves et prend en charge la médiation dans les conflits entre propriétaires. »Pour les administrations, une assurance responsabilité civile professionnelle et immobilière est également indispensable. Plus le système est grand, plus la couverture doit être élevée. Une assurance fidélité protège contre les dommages intentionnels causés par les employés de l'administration.
Gestion de compte correcte et incorrecte
La tâche centrale du gestionnaire est de surveiller les revenus et les dépenses de l'association des propriétaires (WEG). Les comptes des propriétaires sont encore souvent des comptes dits en fiducie qui fonctionnent au nom du gestionnaire immobilier. «Aujourd'hui, cependant, seuls les comptes sur la communauté des propriétaires sont acceptables», dit Heinrich. Avantage pour les deux parties: Les droits appartiennent sans équivoque à la communauté, l'administrateur ne s'occupe de la gestion du compte qu'au nom du propriétaire. Ces comptes en monnaie étrangère offrent plus de sécurité en cas de faillite ou de décès de l'administrateur et sont plus faciles à contrôler pour les propriétaires.En outre, la communauté devrait restreindre le pouvoir de disposition de l'administrateur sur le compte et le faire dépendre du consentement d'un propriétaire d'appartement ou d'un conseil consultatif - par exemple pour le compte de réserve ou de certains montants.
La rémunération du gestionnaire immobilier
Les frais de gestion sont librement négociables. Cela dépend de la norme technique et de la taille de la propriété. Règle de base: plus un système a d'unités, moins la rémunération est élevée. La fourchette se situe entre 25 et 30 euros par mois et par logement. Le professionnel peut appliquer une rémunération spéciale pour des services tels que l'approbation de l'administrateur pour la vente d'un appartement. Il n'y a pas de rémunération supplémentaire pour la gestion du recouvrement des résolutions, même si cela est prévu dans le contrat de gestion.
Licenciement de l'administrateur
Souvent, l'administrateur est protégé par un passage du contrat: qu'il ne peut être rappelé que pour une raison importante, par exemple s'il passe arbitrairement des commandes pour des réparations majeures. Il s'est avéré utile de convenir d'une période de nomination d'un à deux ans à l'avance. Suffisamment de temps pour que les deux parties revoient leur relation - sans avoir à attendre ensemble inutilement longtemps si la collaboration ne fonctionne pas.
Soulagement du gestionnaire immobilier
De nombreux propriétaires d'appartements ne savent pas s'ils doivent relever le gestionnaire immobilier lors de la réunion des propriétaires. «Avec la décharge, vous renoncez à votre droit à une compensation pour toutes les erreurs connues ou reconnaissables de l'administrateur», prévient Heinrich. Par conséquent, cela doit toujours être soigneusement considéré.
Changer de gestionnaire immobilier
Toutes les quelques années, le WEG vote l'administrateur. Cependant, s'il apparaît à l'approche des élections que l'administrateur sortant ne recevra plus la majorité, la recherche de nouveaux candidats commence. Si vous assumez cette tâche dans votre WEG, vous devez obtenir trois offres et informer les copropriétaires en temps utile. Prévoyez au moins trois mois à l'avance. Les petits WEG commencent mieux plus tôt. Vous avez souvent besoin de plus de tentatives pour trouver suffisamment de candidats. L'ancien administrateur, s'il est toujours en fonction, doit convoquer et tenir l'assemblée des propriétaires. Il aide donc à déterminer son propre successeur.
Ce que vous devez considérer lors du changement
Idéalement, le contrat expire parallèlement à la commande. Sinon, les propriétaires doivent se conformer aux délais de préavis convenus - et s'assurer que le nouveau gestionnaire combine toujours la commande et la durée du contrat. Sinon, il peut arriver que le WEG révoque l'administrateur de ses fonctions, mais le contrat continue et une demande de rémunération persiste.
Exemple: l'administrateur a été nommé pour une durée indéterminée. Ensuite, la durée maximale est de cinq ans. L'assemblée des propriétaires peut toutefois la rejeter à tout moment à la majorité simple - à condition que rien d'autre n'ait été convenu (par exemple uniquement pour une raison importante). Le contrat prend fin lorsque sa durée a été limitée à la durée du mandat. En l'absence d'une telle clause, elle continue de s'appliquer. De plus, tous les contrats ne peuvent pas être facilement résiliés, par exemple parce qu'ils contiennent une durée minimale. Cependant, s'il existe un motif important de licenciement, comme une procédure d'insolvabilité ou le défaut de mise en œuvre des résolutions, le WEG peut en tout état de cause résilier le contrat sans préavis.
